Service Blueprint SEPA-Basislastschriftmandat

Service Blueprint SEPA-Basislastschriftmandat

Mit diesem Blueprint lässt sich der Prozess zur Erteilung oder Aktualisierung eines SEPA-Basislastschriftmandats vollständig digital abbilden – von der Eingabe der Bankdaten bis hin zum automatisierten Versand an das Abrechnungssystem und rechtssicheren Mandatsdokumentation.\

Anwendungsfall

KundInnen möchten ein SEPA-Basislastschriftmandat neu erteilen oder bestehende Bankverbindungen ändern, um künftige Abschläge und Rechnungen automatisch abbuchen zu lassen. Über eine digitale Klickstrecke wird dieser Prozess vollständig digital und medienbruchfrei durchgeführt – inklusive Zustimmung zur Mandatserteilung gemäß SEPA-Vorgaben.

Prozessbeschreibung SEPA-Basislastschriftmandat

Eingabe der (Bank-)Daten

In der Klickstrecke geben KundInnen ihre IBAN sowie verpflichtend den Namen des/der Kontoinhabers/In ein. Das System prüft die IBAN auf formale Korrektheit. Zusätzlich werden Verbrauchsstellen- und Vertragskontonummer sowie E-Mail-Adresse zur Bestätigung erfasst.

Zustimmung der Mandatserteilung

KundInnen erhalten in der Klickstrecke einen Hinweis auf die rechtlichen Grundlagen der SEPA-Lastschrift (inkl. Widerrufsrecht, Einzugsrhythmus, Vorabankündigung). Sie müssen der Mandatserteilung aktiv zustimmen (Checkbox) – erst dann wird der Prozess fortgesetzt.

Erstellung und Übermittlung der Mandatserteilung

Sobald die Klickstrecke durchlaufen wurde, wird automatisiert eine Eingangsbestätigung an den/die KundIn verschickt inklusive des SEPA-Mandats sowie einer Zusammenfassung der Eingaben. Eine weitere E-Mail, ebenfalls mit dem SEPA-Mandat und der Zusammenfassung, wird an die interne Abteilung zur Abarbeitung und Dokumentation geschickt.

Das beinhaltet der Blueprint

• 1 Prozess

  • Service - SEPA-Basislastschriftmandat

• 1 Klickstrecke inkl. zugehöriger Journey-Automatisierungen

  • SEPA-Basislastschriftmandat

• 1 zusätzliche Automatisierungen

  • SEPA Basislastschriftmandat- hinterlegt - Bestätigung an Kunden

• 5 E-Mail-Vorlagen:

  • Service - SEPA-Basislastschriftmandat - Eingangsbestätigung (an KundIn)
  • Service - SEPA-Basislastschriftmandat - Interne Eingangsbestätigung
  • Service - SEPA-Basislastschriftmandat - Bestätigung an KundIn
  • Service - Nachfassen der Daten
  • Service - Abbruch des Vorgangs

• 2 Dokumentenvorlagen:

  • SEPA Basislastschriftmandat Zusammenfassung
  • {{system.date}} - SEPA Basislastschriftmandat {{ticket.customer[contact:customer]._title}}.docx

Notwendige manuelle Anpassungen

In den folgenden Abschnitten erklären wir dir, welche manuellen Anpassungen du vornehmen musst. 

Prozess

• Hinterlegung der zuständigen Personen pro Schritt/ Phase/ Prozess

Journeys

Generelle Konfigurationen

Achte darauf, dass das richtige Design ausgewählt ist. Falls du mehrere Designs konfiguriert haben solltest, wird während der Installation des Blueprints das Standard-Design für die Journeys verwendet.

• Schritt SEPA - Anpassung des Texts im Block SEPA-Basislastschriftmandat
• Schritt Zusammenfassung - Block Einwilligungen

Hinweis zum Zugriffsmodus der Journey: Die Journey kann einerseits auf der Website, andererseits im Portal genutzt werden. Als Standard-Konfiguration wird die Journey als Öffentliche Journey installiert, sodass sie auf der Website eingebettet werden kann. Um die Kompatibilität für unsere Portale zu gewährleisten muss der Zugriffsmodus von “Öffentlich” auf “Privat” geändert werden.

E-Mail-Vorlagen

Generelle Konfigurationen

Neben der Organisationssignatur sollten ebenfalls die persönlichen Informationen der epilot Nutzer konfiguriert sein, da in einigen E-Mail-Vorlagen die Variablen für den Nutzer-Namen bzw. die Nutzer-Telefonnummer verwendet werden. Weiterhin solltest du die “Von:” bzw. Absender-Adresse in den E-Mail-Vorlagen ändern. Falls du mehrere E-Mail-Adressen konfiguriert haben solltest, wird während der Installation des Blueprints die Standard-E-Mail-Adresse für die E-Mail-Vorlagen verwendet. Ferner sollte die Empfänger-Adresse in allen Internen Eingangsbestätigungen geändert werden. In diesen ist aktuell eine Dummy Adresse hinterlegt, die du durch eine E-Mail-Adresse eines Sammelpostfachs ersetzen solltest.

Dokumentenvorlagen

Generelle Konfigurationen

Für alle Dokumentenvorlagen solltest du euer Briefpapier hinzufügen. Aktuell sind die Dokumentenvorlagen ohne Briefpapier hinterlegt. Hinweis: Die Seitenränder der Dokumentenvorlagen sind bereits optimiert für die Verwendung von Briefpapieren.

• {{system.date}} - SEPA Basislastschriftmandat {{ticket.customer[contact:customer]._title}}.docx

  • Einleitungstext
  • Angaben zum Zahlungsempfänger
  • Datenschutzhinweis