Konzessionsmanagement Stamm- und Gastinstallateure

Blueprint Konzessionsmanagement

Mit diesem Blueprint lässt sich der Prozess zur Aufnahme, Verwaltung und Verlängerung von Stamm- und Gastinstallateuren im Installateurverzeichnis des Netzbetreibers vollständig digital abbilden – von der Ersteintragung bis zur Ausweisverlängerung.

---

Anwendungsfall

Als Netzbetreiber verwaltest du ein Installateurverzeichnis, in dem konzessionierte Fachkräfte geführt werden. Diese dürfen – je nach Fachrichtung – eigenständig u.a. Zählersetzungsanträge über das Installateurportal stellen. Der Blueprint unterscheidet zwischen Stamminstallateuren (Eintragung in deinem Verzeichnis) und Gastinstallateuren (Eintragung bei einem anderen Netzbetreiber) und ist ausgelegt für die Konzessionsbeantragung der Sparten Strom, Gas, Wasser, Gas/ Wasser, Fernwärme. Nicht benötigte Sparten können im Frontend gelöscht werden. Der Blueprint ist so gestaltet, dass das Löschen dieser Sparten keinerlei Auswirkungen auf die Funktionalität hat.

Tipp: Wenn zunächst mit nur einer Sparte gestartet wird und weitere Sparten erst zu einem späteren Zeitpunkt hinzukommen, empfiehlt es sich, jetzt eine Sprunglogik für die aktuell noch nicht unterstützten Sparten zu konfigurieren. So bleibt das Setup auch langfristig nutzbar und erweiterbar.

Bsp.: Nur Sparte “Strom” ist unterstützt - Logik:

Abbruchseite für Sparten im Aufbau:

---

Prozessbeschreibung Stamm-Installateur:innen

Neueintragung Stamminstallateur

Über die auf der Website eingebettete Klickstrecke und/oder auf der Log-In-Seite des Installateurportals kann ein Installationsunternehmen eine Konzession beantragen. Dabei werden Firmeninformationen sowie die Daten einer Fachkraft übermittelt. Nach dem Absenden der Klickstrecke werden in epilot automatisch ein Kontakt sowie eine Firma angelegt und ein Prüfprozess gestartet.

Nachmeldung weiterer Fachkräfte

Gibt es im Unternehmen mehrere Fachkräfte, können diese über eine separate Klickstrecke nachgemeldet werden. Jede Nachmeldung führt zu einer Ergänzung des bestehenden Firmenprofils im Installateurverzeichnis und wird ebenfalls im Rahmen eines Prüfprozesses validiert. Das hat den Vorteil, dass nicht für jede Fachkraft die Firmenstammdaten, sowie die Firmenuploads (Gewerbeanmeldung, Handwerkskarte, etc.) eingereicht werden müssen.

Prüfung und Vertragsprozess

Im Anschluss an die Konzessionsanfrage prüft der zuständige Sachbearbeitende die eingereichten Daten. Bei positiver Prüfung werden die Installateurverträge durch den Netzbetreiber generiert und dem Installationsunternehmen zur Unterschrift übermittelt. Die unterschriebenen Verträge können wiederum über eine separate Klickstrecke digital zurückübermittelt werden.

Erstellung von Ausweisen

Nach Eingang der unterschriebenen Installateurverträge stellt der Netzbetreiber den jeweiligen Fachkräften einen Installateurausweis für die beantragte(n) Sparte(n) aus (Strom, Gas, Wasser, Gas/ Wasser, Fernwärme). Der Ausweis ist zeitlich befristet. Mit Ausweiserstellung wird der Fachkraft der Zugang zum Installateurportal gewährt. 

Einladung zum Installateurportal

Die Einladung zur Registrierung im Installateurportal erfolgt automatisiert per E-Mail. Ab diesem Zeitpunkt können die Fachkräfte über das Portal Anträge stellen und Anträge verwalten.

---

Ausweisverlängerung Stamminstallateur

Drei Monate vor Ablauf der Konzession wird automatisiert eine Erinnerung (pro Sparte) per E-Mail verschickt. Die Verlängerung kann direkt über eine Klickstrecke im Installateurportal beantragt werden. Nach Eingang der Verlängerungsanfrage wird ein neuer Prüfprozess gestartet. Nach erfolgreicher Prüfung wird der Ausweis mit neuer Gültigkeit ausgestellt.

Hinweis: Ohne gültige Konzession ist ein Login weiterhin möglich, jedoch können keine neuen Anträge mehr gestellt werden.

---

Prozessbeschreibung Gast-Installateur:innen

Eintragung Gastinstallateur

Gastinstallateur:innen reichen ihre Konzessionsanfrage ebenfalls über eine Klickstrecke ein. Diese kann auf der Website des Netzbetreibers und/ oder auf der Login-Seite des Installateurportals eingebettet sein. Hierbei werden Unternehmensdaten, die Fachrichtung, Daten des Netzbetreibers, bei dem sie gelistet sind, sowie die Fachkraftdaten inklusive Ausweisnummer und Gültigkeit abgefragt.

Nach dem Absenden erfolgt die automatische Erstellung von Kontakt und Firma in epilot sowie die Initiierung eines Prüfprozesses. Nach erfolgreicher Prüfung wird die Fachkraft per E-Mail über die Freischaltung informiert und zur Registrierung im Installateurportal eingeladen.

---

Ausweisverlängerung Gastinstallateur

Die Verlängerung erfolgt analog zum Verfahren der Stamminstallateur:innen. Auch hier erhalten die Fachkräfte drei Monate vor Ablauf eine Erinnerung und können über eine Klickstrecke die Verlängerung beantragen.

Hinweis: Sollte eine Ausweisverlängerung bei Gastinstallateuren nicht gewünscht sein, kann man die entsprechende Automatisierung deaktivieren.

---

Das beinhaltet der Blueprint

• 5 Prozesse zur Konzessionsprüfung

  • Prüfung Konzession - Neueintragung Installateurverzeichnis (Stamminstallateur)
  • Prüfung Konzession - Meldung weiterer Fachkraft von bestehenden Installationsunternehmen (Stamminstallateur)
  • Prüfung Konzession - Ausweisverlängerung Fachkraft (Stamminstallateur)
  • Prüfung Konzession - Gasteintragung Installateurverzeichnis (Gastinstallateur)
  • Prüfung Konzession - Ausweisverlängerung Fachkraft (Gastinstallateur)

• 7 Klickstrecke inkl. zugehöriger Journey-Automatisierungen

  • Neueintragung Installateurverzeichnis (Stamminstallateur)
  • Meldung weiterer Fachkraft von bestehenden Installationsunternehmen (Stamminstallateur)
  • Übermittlung Installateurverträge durch Installationsunternehmen (Stamminstallateur)
  • Ausweisverlängerung Fachkraft (Stamminstallateur)
  • Gasteintragung Installateurverzeichnis (Gastinstallateur)
  • Ausweisverlängerung Fachkraft (Gastinstallateur)
  • FAQ Installateurportal

• 11 zusätzliche Automatisierungen

  • Installateur - Konzession Strom verlängern - inkl. Terminierung (Stamminstallateur)
  • Installateur - Konzession Gas verlängern - inkl. Terminierung (Stamminstallateur)
  • Installateur - Konzession Wasser verlängern - inkl. Terminierung (Stamminstallateur)
  • Installateur - Konzession Gas/ Wasser verlängern - inkl. Terminierung (Stamminstallateur)
  • Installateur - Konzession Fernwärme verlängern - inkl. Terminierung (Stamminstallateur)
  • Installateur - Konzession verlängern alle Sparten - inkl. Terminierung (Gastinstallateur)
  • Installateur - Automatische Vergabe von Zwecken bei Aktualisierung Sparte
  • Installateur - Versenden Installateurverträge Strom, Gas, Wasser, Gas/ Wasser, Fernwärme
  • Installateur - Erstellen Installateurausweise Strom, Gas, Wasser, Gas/ Wasser, Fernwärme
  • Installateur - Bestätigung Verlängerung Konzession
  • Installateur - Einladung Installateurportal

• 14 E-Mail-Vorlagen:

  • Installateur - Hinweis zur auslaufenden Konzession Strom
  • Installateur - Hinweis zur auslaufenden Konzession Gas
  • Installateur - Hinweis zur auslaufenden Konzession Wasser
  • Installateur - Hinweis zur auslaufenden Konzession Gas/ Wasser
  • Installateur - Hinweis zur auslaufenden Konzession Fernwärme
  • Installateur - Eingangsbestätigung Fachkraft - Neueintragung Installateurverzeichnis (Stamminstallateur)
  • Installateur - Eingangsbestätigung Installationsunternehmen - Neueintragung Installateurverzeichnis (Stamminstallateur)
  • Installateur - Eingangsbestätigung Gasteintragung Installateurverzeichnis (Gastinstallateur)
  • Installateur - Übermittlung Installateurverträge an Installationsunternehmen Strom, Gas, Wasser, Gas/ Wasser, Fernwärme  (Stamminstallateur)
  • Installateur - Eingangsbestätigung übermittelte Installateurverträge durch Installationsunternehmen (Stamminstallateur)
  • INTERN - Installateur - Eingangsbestätigung übermittelte Installateurverträge durch Installationsunternehmen (Stamminstallateur)
  • Installateur - Bestätigung erfolgreiche Ausweisverlängerung (Stamminstallateur)
  • Installateur - Bestätigung erfolgreiche Ausweisverlängerung (Gastinstallateur)
  • Einladung Installateurportal

• 11 Dokumentenvorlagen:

  • Installateurvertrag Strom
  • Installateurvertrag Gas
  • Installateurvertrag Wasser
  • Installateurvertrag Gas/ Wasser
  • Installateurvertrag Fernwärme
  • Meldung verantwortliche Fachkraft
  • Installateurausweis Strom
  • Installateurausweis Gas
  • Installateurausweis Wasser
  • Installateurausweis Gas/ Wasser
  • Installateurausweis Fernwärme

---

Notwendige manuelle Anpassungen

In den folgenden Abschnitten erklären wir dir, welche manuellen Anpassungen du vornehmen musst. 

Übertrag von Bestandsinstallateuren in epilot

Bestehende Stamm-Installateure müssen in epilot übertragen werden. Dies kann über den Import einer CSV-Datei erfolgen. Die entsprechende Importvorlage steht hier zum Download bereit. Bei Fragen oder Unterstützungsbedarf wendet euch gerne an eure/n zuständigen Customer Success ManagerIn.

Prozess

• Hinterlegung der zuständigen Personen pro Schritt/ Phase/ Prozess

Journeys

Generelle Konfigurationen

Achte darauf, dass das richtige Design ausgewählt ist. Falls du mehrere Designs konfiguriert haben solltest, wird während der Installation des Blueprints das Standard-Design für die Journeys verwendet.

E-Mail-Vorlagen

Generelle Konfigurationen

Neben der Organisationssignatur sollten ebenfalls die persönlichen Informationen der epilot Nutzer konfiguriert sein, da in einigen E-Mail-Vorlagen die Variablen für den Nutzer-Namen bzw. die Nutzer-Telefonnummer verwendet werden. Weiterhin solltest du die “Von:” bzw. Absender-Adresse in den E-Mail-Vorlagen ändern. Falls du mehrere E-Mail-Adressen konfiguriert haben solltest, wird während der Installation des Blueprints die Standard-E-Mail-Adresse für die E-Mail-Vorlagen verwendet. Ferner sollte die Empfänger-Adresse in allen Internen Eingangsbestätigungen geändert werden. In diesen ist aktuell eine Dummy Adresse hinterlegt, die du durch eine E-Mail-Adresse eines Sammelpostfachs ersetzen solltest.

---

Dokumentenvorlagen

Generelle Konfigurationen

Für alle Dokumentenvorlagen solltest du euer Briefpapier hinzufügen. Aktuell sind die Dokumentenvorlagen ohne Briefpapier hinterlegt. Hinweis: Die Seitenränder der Dokumentenvorlagen sind bereits optimiert für die Verwendung von Briefpapieren.

_In Allen Dokumentenvorlagen findet sich dieser Header wider: “Briefpost an: Stadtwerke epilot Gmb__H _50670 Köln”