Blueprint Vermietung Standrohr

Blueprint Vermietung Standrohr

Mit diesem Blueprint lässt sich der Prozess zur Beantragung, Verwaltung und Rücknahme von Standrohren vollständig digital abbilden – von der Antragstellung bis zur Rechnungsstellung.

Anwendungsfall

Als Netzbetreiber verwaltest du die Vermietung von Standrohren. Über eine Klickstrecke können natürliche oder juristische Personen ein Standrohr für einen voraussichtlichen Zeitraum anmieten. Der Antrag wird durch den Netzbetreiber geprüft, und bei positiver Prüfung kommt ein rechtsverbindlicher Mietvertrag zustande. Der Prozess umfasst alle Schritte von der Antragstellung über die Ausgabe und Rücknahme des Standrohrs bis hin zur finalen Rechnungsstellung und Kautionsverrechnung.

Prozessbeschreibung Standrohr

Beantragung eines Standrohrs

Über die auf der Website eingebettete Klickstrecke oder aus einem Portal heraus kann der/ die AntragstellerIn ein Standrohr für einen bestimmten Zeitraum anmieten. Dabei werden die relevanten Daten zum Verwendungszweck, zum/ zur AntragstellerIn sowie der gewünschte Mietzeitraum übermittelt. Nach Absenden der Klickstrecke wird automatisch ein Antrag im System erstellt und ein Prüfprozess gestartet.

Prüfung und Bestätigung des Antrags

Der Netzbetreiber prüft die eingereichten Daten und den Antrag auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Nach positiver Prüfung wird der Mietvertrag zwischen dem Netzbetreiber und dem Antragsteller geschlossen. Dieser Prozess wird automatisch durch das System abgewickelt, und der Antragsteller erhält den rechtsverbindlichen Mietvertrag.

Erstellung und Übermittlung des Mietvertrags

Sobald der Antrag bestätigt wird, erstellt das System automatisch den Mietvertrag, einschließlich aller relevanten Vertragsbedingungen und Preislisten. Diese werden dem/ der AntragstellerIn zusammen mit einer Kautionsaufforderung übermittelt.

Ausgabe des Standrohrs

Das Standrohr wird vom Netzbetreiberlager ausgegeben. Dies erfolgt durch eine Klickstrecke, die eine Dokumentation der Ausgabe und die Erfassung aller relevanten Informationen sicherstellt. Die Übergabe wird vollständig digital erfasst und dokumentiert.

Rücknahme des Standrohrs

Am Ende des Mietzeitraums wird das Standrohr zurückgenommen. Der Rücknahmeprozess wird ebenfalls über eine Klickstrecke dokumentiert. Alle relevanten Details der Rückgabe werden erfasst, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit und Transparenz zu gewährleisten.

Rechnungsstellung und Kautionsverrechnung

Nach der Rücknahme des Standrohrs erfolgt die Rechnungsstellung, basierend auf der Preisliste und dem Zählerstand. Eine Verrechnung der Kaution mit den Mietkosten wird automatisch durchgeführt, und der Antragsteller erhält die endgültige Rechnung.

Das beinhaltet der Blueprint

• 1 Prozess

  • Standrohr

• 2 Klickstrecken inkl. zugehöriger Journey-Automatisierungen

  • Standrohr - Antrag
  • Standrohr - Ausgabe/ Rücknahme/ Schlussrechnung

• 1 zusätzliche Automatisierungen

  • Standrohr - Aufforderung Kautionszahlung AntragstellerIn

• 5 E-Mail-Vorlagen:

  • Eingangsbestätigung an AntragstellerIn
  • Auftragsbestätigung/ Aufforderung Kautionszahlung an AntragstellerIn
  • Bestätigung Ausgabe Standrohr AntragstellerIn
  • Bestätigung Rücknahme Standrohr AntragstellerIn
  • Schlussrechnung an RechnungsempfängerIn

• 1 Dokumentenvorlagen:

  • {{system.date}}_Mietvertrag_Strandrohr_{{Objektinformationen}}.docx

• 6 Custom Variablen

  • Standrohr - Involvierte Kontakte
  • Kontaktinformationen Antragsteller
  • Kontaktinformationen Rechnungsempfänger
  • Standrohr - Allgemeine Informationen
  • Standrohr - Zusammenfassung
  • Allgemein - Objektinformationen

Notwendige manuelle Anpassungen

In den folgenden Abschnitten erklären wir dir, welche manuellen Anpassungen du vornehmen musst. 

Prozess

• Hinterlegung der zuständigen Personen pro Schritt/ Phase/ Prozess

Journeys

Generelle Konfigurationen

Achte darauf, dass das richtige Design ausgewählt ist. Falls du mehrere Designs konfiguriert haben solltest, wird während der Installation des Blueprints das Standard-Design für die Journeys verwendet.

• Schritt Willkommen - Konditionen in Block Einleitung
• Schritt Adresse Einsatzort - Verfügbarkeit in Block Adresse Einsatzort und Postleitzahl und Ort
• Schritt Kontaktdaten - SEPA Lastschrift-Informationen in Block Zahlungsmethoden
• Schritt Zusammenfassung - Block Vertragsunterlagen zum Download
• Schritt Zusammenfassung - Block Einwilligungen

Hinweis zum Zugriffmodus der Journey: Die Journey kann einerseits auf der Website, andererseits im Portal genutzt werden. Als Standard-Konfiguration wird die Journey als Öffentliche Journey installiert, sodass sie auf der Website eingebettet werden kann. Um die Kompatibilität für unsere Portale zu gewährleisten muss der Zugriffmodus von “Öffentlich” auf “Privat” geändert werden.

E-Mail-Vorlagen

Generelle Konfigurationen

Neben der Organisationssignatur sollten ebenfalls die persönlichen Informationen der epilot Nutzer konfiguriert sein, da in einigen E-Mail-Vorlagen die Variablen für den Nutzer-Namen bzw. die Nutzer-Telefonnummer verwendet werden. Weiterhin solltest du die “Von:” bzw. Absender-Adresse in den E-Mail-Vorlagen ändern. Falls du mehrere E-Mail-Adressen konfiguriert haben solltest, wird während der Installation des Blueprints die Standard-E-Mail-Adresse für die E-Mail-Vorlagen verwendet. Ferner sollte die Empfänger-Adresse in allen Internen Eingangsbestätigungen geändert werden. In diesen ist aktuell eine Dummy Adresse hinterlegt, die du durch eine E-Mail-Adresse eines Sammelpostfachs ersetzen solltest.

• Standrohr - Auftragsbestätigung/ Aufforderung Kautionszahlung an AntragstellerIn: 

  • Informationen Kreditinstitut
  • Informationen Abholung

Dokumentenvorlagen

Generelle Konfigurationen

Für alle Dokumentenvorlagen solltest du euer Briefpapier hinzufügen. Aktuell sind die Dokumentenvorlagen ohne Briefpapier hinterlegt. Hinweis: Die Seitenränder der Dokumentenvorlagen sind bereits optimiert für die Verwendung von Briefpapieren.

• {{system.date}}_Mietvertrag_Strandrohr_{{Objektinformationen}}.docx

  • Vertragspartner
  • Informationen Kreditinstitut