Portal-Migration: der Wechsel zur neuen Portalwelt

Dieses Dokumentation beschreibt, wie du dein bestehendes epilot-Portal auf das neue Design migrierst – inklusive aller Schritte, die nach der automatischen Migration manuell geprüft werden sollten.

1. Einführung

Seit einigen Monaten stellen wir euch ein neues Portal-Design zur Verfügung. Diese lösen die bisherigen klassischen Portale ab und bieten eine modernere Benutzerführung, erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten sowie eine bessere Performance.

Dieser Leitfaden erklärt:

• wie der Migrationsprozess abläuft
• wie du Spark sicher parallel zum Produktiv-Portal testen kannst
• welche Konfigurationen nach der Migration überprüft werden müssen
• welche bekannten Unterschiede zwischen altem und neuem Design bestehen
• wie du Support erhältst

Wir haben dazu ein Video aufgenommen, welches dir den Migrationsprozess Ende zu Ende aufzeigt. Tiefere Details findest du weiterhin in dieser Dokumentation. 

2. Migrationsprozess im Überblick

Es gibt zwei Wege, wie die Migration durchgeführt werden kann:

Die Migration zu den neuen Portalen ist kein einmaliger, unwiderruflicher Schritt. Du kannst das Design im Portal Builder jederzeit aktivieren und wieder deaktivieren – so oft du möchtest. Das gibt dir die Freiheit, in deinem eigenen Tempo vorzugehen.

2.1 Wo soll ich die Migration durchführen?

Es gibt zwei Ausgangssituationen:

Du hast eine Sandbox, die auf dem gleichen Stand wie dein Produktiv-Portal ist → Führe die Migration und alle nachgelagerten Konfigurationen zuerst in der Sandbox durch. So kannst du alles uneingeschränkt testen, bevor du dein Live-Portal umstellst.

Du hast keine Sandbox (oder sie ist nicht aktuell) → Du kannst die Migration direkt im Produktiv-Portal durchführen. Die Migration selbst dauert nur wenige Sekunden und du kannst das neue Portaldesign parellel zu deinen aktiven Portalen konfigurieren, ohne deine Live-Umgebung zu beeinflussen.

Welcher für dich der richtige ist, hängt davon ab, wie viel du anpassen möchtest und ob du eventuell das neue Portaldesign in der Sandbox schon vorbereitet hast.

Weg 1: In der Sandbox konfigurieren & in Produktion übertragen

Du richtest dein Portal vollständig in der Sandbox ein, speicherst es als Blueprint und synchronisierst es anschließend in die Produktivumgebung. Dort weist du es einem aktiven Portal zu — dein Live-Portal bleibt während des gesamten Prozesses unberührt. Das zugewiesene Portal wird als “inaktiv” gekennzeichnet und beeinflusst dein aktives Portal nicht. Du kannst zudem auch in der Produktivumgebung dein unzugewiesens Portal weiterhin bearbeiten.

Diesen Weg empfehlen wir, wenn du bereits eine Sandbox-Umgebung aktiv nutzt und dort schon erste Konfigurationen für das neue Portaldesign vorgenommen hast. 

Zu Weg 1: Sandbox konfigurieren & übertragen → 

Weg 2: Portal in Produktion klonen & konfigurieren

Du erstellst direkt in der Produktivumgebung einen Klon deines aktiven Portals, nimmst dort alle Anpassungen vor und tauschst ihn anschließend mit dem Live-Portal. Die Klon-Konfiguration ist bis zum Tausch inaktiv und für Endkunden nicht sichtbar.

Diesen Weg empfehlen wir, wenn du schnell und ohne zusätzliches Setup arbeiten möchtest oder nur kleinere Anpassungen planst.

Zu Weg 2: Portal klonen & konfigurieren → 

Weg 3: Portal aus Produktion in die Sandbox kopieren & dort konfigurieren

Dieser Weg eignet sich, wenn deine Sandbox nicht gepflegt ist oder du lieber mit dem aktuellen Stand deines Live-Portals als Ausgangspunkt arbeiten möchtest. Du synchronisierst dein bestehendes Produktiv-Portal zunächst in die Sandbox, konfigurierst es dort in Ruhe — und überträgst es anschließend wieder zurück in die Produktivumgebung.

Gehe dazu in der Produktivumgebung zu Konfiguration > Blueprints, wähle den Blueprint deines aktiven Portals aus und starte die Synchronisierung. Wähle diesmal als Ziel deine Sandbox-Umgebung. Damit landet der aktuelle Stand deines Produktiv-Portals sauber in der Sandbox.

Dort kannst du alle Änderungen vornehmen, testen und verfeinern. Sobald du zufrieden bist, speicherst du das Portal als Blueprint in der Sandbox und synchronisierst es zurück in die Produktivumgebung, wo du es dann per Portal zuweisen aktivieren kannst. 

Diesen Weg empfehlen wir, wenn deine Sandbox veraltet oder leer ist und du sichergehen möchtest, dass du mit dem exakt gleichen Stand wie in Produktion arbeitest.

2.2 Wie funktioniert der Migrations-Button?

Im Portal Builder findest du den Migrations-Schalter unter Einstellungen > Funktionen > Neues Kundenportal Design aktivieren. Egal ob du dein Portal über die Sandbox oder per Klon vorbereitet hast — dieser Schalter funktioniert immer gleich und du musst dabei eine wichtige Regel beachten:

Beim erstmaligen Aktivieren erscheint ein Dialog mit zwei Optionen:

3. Schritt-für-Schritt: Migration selbst durchführen

Schritt 1 – Wähle einen Migrationsweg

Wähle zuerst einen deiner favorisierten Wege wie im Kapitel 2.1 erklärt. Der folgende Prozess ist für alle Wege gleich. 

Schritt 2 – Migration starten

Navigiere im Portal Builder zu deinem Portal und aktiviere das neue Portal Design. Wähle beim ersten Mal „Aktivieren & Migrieren". Die automatische Migration überträgt deine Konfiguration in das Spark-Format – Blöcke, Externe Links und Journey Actions werden dabei automatisch konvertiert.

 

Schritt 3 – Konfigurationen prüfen

Gehe jede Seite deines Portals durch und überprüfe die in Abschnitt 4 beschriebenen Punkte. Nutze das Attention Center im Portal Builder als Ausgangspunkt – es zeigt dir direkt, welche Konfigurationen nach der Migration Aufmerksamkeit benötigen.

 

Schritt 4 – Änderungen speichern

Erst wenn du auf „Speichern" klickst, werden alle Änderungen übernommen. 

4. Konfigurationen nach der Migration prüfen

Nach der automatischen Migration solltest du folgende Bereiche manuell überprüfen. Nutze dafür das Attention Center im Portal Builder: Es listet nach der Migration zentral alle Konfigurationsprobleme auf und zeigt dir direkt, was Aufmerksamkeit braucht – du musst nicht mehr manuell jede Seite einzeln durchsuchen.

Eine Schnellübersicht darüber, welche Funktionen wie im neuen Portaldesign übernommen werden findest du am Ende dieser Dokumentation.

Wir arbeiten gerade intensiv an einer komplett neuen Dokumentation zu den neuen Portalen für dich. Eine erste Durchführung mit den wichtigsten Portalkonfigurationen findest du hier: Neues Portaldesign

 

4.1 Logo

Das Logo wird nicht automatisch migriert. Du musst es manuell hochladen.

• Wo: Auf einer beliebigen Seite im Portal → Globale Konfiguration
• Du kannst ein Logo für den Light-Mode und eines für den Dark-Mode hinterlegen.

 

4.2 Öffentliche Seiten (Login & Registrierung)

Im neuen Spark-Design gibt es einige strukturelle Unterschiede:

 

4.3 Startseite

Im neuen Spark-Design gibt es keine Widgets mehr. Stattdessen baut sich deine Startseite aus Blöcken auf — das neue, flexiblere Format. Beim Aktivieren von „Migrieren & Aktivieren" werden deine bisherigen Widgets automatisch in die entsprechenden Blöcke umgewandelt:

 

4.4 Dokumentenseite

Die Dokumentenseite wird in der Regel korrekt migriert.

• Empfehlung: Aktiviere die Suche nach Dokumententitel in den Blockeinstellungen– dieser sollte als Standard eingeschaltet sein.

 

4.5 Anfragen-Seite (Requests)

 

4.6 „Mein Konto" / Persönliche Daten

Der Bereich „Mein Konto" nutzt im neuen Design einen einheitlichen Entitäts-Attribute-Block. In dem neuen Design findest du diese Informationen unter “Mein Konto” - “Kontaktdetails” Prüfe:

• Werden alle relevanten Felder angezeigt (z. B. Kontaktdaten, Adresse, Konzessions-Gruppe)?
• Wenn bestimmte Feldgruppen auf separaten Tabs angezeigt werden sollen: Lege zusätzliche Tabs mithilfe der Registerkarten an und weise die Feldgruppen entsprechend zu.

 

4.7 Auftrags- und Opportunity-Details

Die Detailseiten werden automatisch migriert. Folgendes wird dabei angelegt:

• Der Details-Tab erhält automatisch einen Entitäts-Attributes-Block, der die relevanten Felder des Auftrags bzw. der Opportunity anzeigt
• Journey**-Aktionen** aus dem alten Design werden automatisch auf der jeweiligen Detailseite eingefügt
• Auf der Auftragsseite wird zusätzlich ein Auftrags-Aktionen-Block nach dem Produkte-Block angelegt

Was du prüfen solltest:

• Werden die richtigen Felder im Entitäts-Attributes-Block angezeigt?
• Sind alle Journey-Aktionen korrekt verlinkt?
• Stimmt die Reihenfolge der Blöcke auf der Seite?

 

5. Mögliche Probleme & Lösungen

 

6. Das Portal aktivieren & im Wartungsmodus testen

Sobald du dein Portal per Portal zuweisen aktiviert hast, übernimmt es automatisch die wichtigsten Einstellungen des bisherigen aktiven Portals — darunter Domain, Zugänge und E-Mail-Vorlagen. Du musst diese nicht manuell neu konfigurieren.

Wartungsmodus zum Testen nutzen

Bevor du das Portal für alle Endkunden freischaltest, empfehlen wir, es zunächst im Wartungsmodus zu testen. Im Wartungsmodus sehen Endkunden eine konfigurierbare Wartungsseite — du selbst kannst dich jedoch weiterhin einloggen und das Portal vollständig aus Endkundenperspektive testen.

Den Wartungsmodus aktivierst du im Portal Builder unter Wartungsseite > Seiteinhalt > Wartungsmodus. Du kannst dort ein Start- und Enddatum festlegen oder den Modus manuell ein- und ausschalten.

Wartungsseite konfigurieren (optional)

Die Wartungsseite selbst kannst du frei gestalten — Titel, Text und Systembanner lassen sich direkt im Portal Builder anpassen. Falls du das Portal bereits als Klon oder über die Sandbox ausgiebig getestet hast, ist eine Anpassung der Wartungsseite nicht zwingend notwendig. Sie kann aber als zusätzliche Sicherheitsstufe dienen, bevor du das Portal offiziell für alle Endkunden freigibst.

7. Checkliste: Empfohlene Vorgehensweise

Prüfung nach Migration

• Hinweisbereich geöffnet und alle gemeldeten Probleme geprüft?
• Logo hochgeladen? (Portal-Einstellungen → Globale Konfiguration)
• Öffentliche Seiten (Login, Registrierung) geprüft?
• Startseite: Blöcke, Teasers, Externe Links, Journey Actions und Reihenfolge korrekt?
• Startseite: Metering-Block vorhanden?
• Dokumentenseite: Suche aktiviert?
• Anfragen-Seite: Anzeige-Attribute und Suche konfiguriert?
• Mein Konto: Alle Felder sichtbar?
• Auftragsdetails geprüft?

Abschluss

• Änderungen gespeichert?
• Wartungsmodus deaktiviert (falls aktiviert)?

 

8. Support & Unterstützung

 

Hinweis zur automatischen Zwangsmigration

In Zukunft ist geplant, alle noch nicht migrierten Portale auf das neue Portaldesign umzustellen. Kunden werden rechtzeitig informiert.

Anhang: Was migriert automatisch?

Die folgende Übersicht zeigt, welche Inhalte beim Aktivieren von „Aktivieren & Migrieren" automatisch in das neue Spark-Design übertragen werden — und wo du nach der Migration manuell nacharbeiten musst.

Seiten & Struktur

Dashboard-Widgets → Blöcke

Detailseiten & Aktionen

Support & Login/Registrierung